Nella vita di un archivio esistono momenti in cui è necessario il riordino e l’inventariazione del patrimonio archivistico. Per questo si può ricorrere a servizi specialistici che mettono a disposizione competenze e tecnologie necessarie al più adeguato ed efficiente riordino e una corretta inventariazione del materiale archiviato. Archivi voluminosi dalla struttura complessa o le acquisizioni di nuovi fondi richiedono un riassetto di quella struttura portante di un archivio che lo distingue, per definizione, da ogni altra raccolta documentale.

Riordino e inventariazione: in cosa consiste il servizio

Il riordino e l’inventariazione dell’archivio sono funzioni che si basano sui principi e sulle metodologie della scienza archivistica. Per tale motivo devono essere svolte da personale qualificato e con esperienza nel campo della gestione documentale. L’attività si svolge procedendo nelle quattro fasi che caratterizzano il servizio:

• Schedatura del materiale archiviato;

• Individuazione e ricostruzione del vincolo archivistico;

• Riordino sulla base dei criteri definiti;

• Creazione di un inventario;

• Proposta di scarto.

L’importanza di un inventario in fase di riordino dell’archivio e digitalizzazione

L’inventario è la principale interfaccia tra l’utente e il patrimonio archivistico. Grazie ad un inventario ben progettato e di facile consultazione, il reperimento dei beni archivistici diventa un’operazione agevole e rapida: elementi fondamentali per la corretta valorizzazione di un archivio. Accanto all’inventario, in occasione del riordino e dell’inventariazione dell’archivio può essere valutata l’opportunità di procedere alla digitalizzazione dei documenti archiviati, per una consultazione rapida, sicura e diffusa del materiale documentale.